Комуникација путем електронске поште или факсoм из члана 20. Закона о јавним набавкама, може да се користи у поступку јавне набавке, односно у поступку заштите права, уколико је такав начин комуникације изабран од стране наручиоца навођењем адресе електронске поште или броја факса у позиву за подношење понуда или пријава или у конкурсној документацији, односно од стране заинтересованог лица, понуђача, подносиоца пријаве или кандидата у понуди, пријави или захтеву за додатним информацијама или појашњењима. Поред наведеног, сматраће се да су наручилац или заинтересовано лице, понуђач, подносилац пријаве или кандидат изабрали комуникацију путем електронске поште или факсом и уколико конкурсну документацију или додатне информације или појашњења, односно понуду, пријаву или захтев за додатним информацијама или појашњењима доставе другој страни са одређене адресе електронске поште или броја факса, па ће се та адреса и број користити и за достављање докумената њима. Страна која је изабрала комуникацију путем електронске поште или факсом, а жели да пријем докумената врши само у своје радно време, дужна је да у истом документу у којем је навела адресу електронске поште или број факса наведе шта се у њеној унутрашњој организацији сматра радним даном и радним временом. У супротном, дужна је да пријем докумената на наведени начин врши од 0 до 24 сата сваког радног дана. Када је једна страна у складу са наведеним ставом изабрала комуникацију путем електронске поште или факсом, дужна је да, у складу са одредбом члана 20. Закона о јавним набавкама, на захтев стране која врши достављање, потврди пријем сваког документа достављеног на изабрану адресу електронске поште или број факса када је то неопходно као доказ да је достављање извршено. У противном, претпоставка је да је достављање извршено, осим ако страна која није извршила потврду пријема документа достављеног на наведени начин, не докаже супротно. Наручилац који је на овај начин достављао одлуку о додели уговора, о признавању квалификације, закључењу оквирног споразума или подносилац који је на овај начин достављао захтев за заштиту прав, односно допуну захтева мора да има потврду пријема као доказ о извршеном достављању.
Образложење:
Чланом 20. став 1. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС“, број 124/12; у даљем тексту ЗЈН) предвиђено је да се комуникација у поступку јавне набавке одвија писаним путем, односно путем поште, електронске поште или факсом. Дакле, поред поште, као редовног начина обављања комуникације, ЗЈН оставља могућност да се она одвија и путем електронске поште или факсом, при чему већ у ставу 2. истог члана поставља захтев да изабрано средство комуникације мора бити широко доступно, како могућност учешћа заинтересованих лица у поступку јавне набавке не би била ограничена. Могућност одвијања комуникације путем наведених средстава се, према ставу Републичке комисије, односи и на поступак заштите права, имајући у виду да исти представља неодвојиви део поступка јавне набавке.
Из цитираних одредби, дакле, произилази да постоји могућност комуникације у поступку јавне набавке, односно у поступку заштите права и путем електронске поште или факсом, при чему страна која жели да врши комуникацију наведеним средствима, опредељење за исту мора учинити на јасан начин, тако да се у сваком конкретном случају несумњиво може утврдити да је избор таквог средства заиста учињен. То подразумева да наручилац, уколико изабере наведени вид комуникације, такав избор на недвосмислен начин мора предвидети у позиву за подношење понуда или пријава, односно у конкурсној документацији, а аналогно томе исти императив важи и када је у питању заинтересовано лице, понуђач, кандидат или подносилац пријаве, који то мора учинити у документу који доставља наручиоцу – захтеву за додатним информацијама или појашњењима, понуди, односно пријави. На наведени начин се омогућује да лица између којих ће се комуникација одвијати, буду упозната са начинима на које исту могу успешно да остваре.
Поред тога, комуникација путем електронске поште или факсом ће се сматрати изабраном, у складу са чланом 20. став 2. ЗЈН, и ако се несумњиво може утврдити да је достављање наведених докумената међу учесницима у поступку учињено са одређене адресе електронске поште односно броја факса, без обзира да ли су изричито наведени у документима који су предмет достављања, јер се у таквим ситуацијама може узети да постоји пристанак учесника у поступку на овакав начин комуникације, као и да исти располажу могућношћу њеног остваривања.
Комуникација у поступку јавне набавке, у складу са чланом 20. став 3. ЗЈН, треба да се одвија на начин да се поштују рокови предвиђени ЗЈН-ом, и да се у том циљу, када је могуће, користе електронска средства. Сходно томе, претпоставка је да страна која се на један од претходно описаних начина определи да комуникацију врши путем електронских средстава, а која електронска пошта односно факс несумњиво представљају, располаже могућношћу коришћења истих, те да ће такво коришћење бити у функцији поштовања рокова предвиђених у ЗЈН. Стога се страна која жели да пријем докумената достављених на тај начин врши у току свог радног времена, приликом опредељења за овај начин комуникације о томе мора и изјаснити, а што подразумева да у истом документу у којем наводи адресу електронске поште или број факса, мора да наведе и податке о свом радном времену и трајању радне недеље. У супротном, дакле, ако није на јасан начин наведено које је то радно време, постојаће дужност пријема докумената електронским путему току целог радног дана тј. у периоду од 0 до 24 сата.
Уколико се неки од учесника у поступку на један од наведених начина несумњиво определио за комуникацију путем електронске поште или факсом, он је тиме преузео и дужност да изврши потврду пријема сваког документа који му је достављен на адресу електронске поште, односно број факса за који се определио, а уколико такву потврду не изврши, узеће се као претпоставка да је достављање предметног документа извршено. Притом, наведена претпоставка је оборива, односно, страна која тврди супротно може то да доказује. Дакле, потврда пријема у наведеним околностима представља доказ да је достављање извршено, што је у складу са одредбом члана 20. став 6. ЗЈН, којом је предвиђено да уколико је документ у поступку јавне набавке достављен од стране наручиоца или понуђача путем електронске поште или факсом, страна која је извршила достављање дужна је да од друге стране захтева да на исти начин потврди пријем тог документа, што је друга страна дужна и да учини када је то неопходно као доказ да је извршено достављање.
На основу наведеног се може закључити да учесници у поступку јавне набавке имају слободу у избору начина на који ће вршити комуникацију у поступку јавне набавке, те самим тим, одабравши комуникацију путем електронске поште, преузимају на себе обавезу да потврде пријем сваког документа достављеног на наведени начин. Уколико су изабрали овај начин комуникације, сматра се да располажу могућностима за њено несметано одвијање коришћењем електронских средстава, стога, пропуштање да се учини потврда пријема тако достављеног документа повлачи као последицу претпоставку да је достављање извршено, уз могућност доказивања супротног.
Наведена претпоставка се, међутим, не односи на наручиоца који је на поменути начин вршио достављање одлуке о додели уговора, о закључењу оквирног споразума, о признавању квалификације или о обустави поступка, као ни на подносиоца захтева за заштиту права који је изабрао овај вид достављања за доставу захтева за заштиту права, односно допуне захтева, јер је чланом 108. ст. 7. и 8. ЗЈН предвиђено да наручилац мора да има потврду пријема у случају достављања наведених одлука или доказ о одбијању пријема, а у складу са чланом 149. став 8. ЗЈН ове се одредбе сходно примењују и на подношење захтева за заштиту права.